Comunicación y conversaciones difíciles: cómo afrontarlas y salir indemne

“Hay que manejar la situación con rigor, flexibilidad y evitando que el grado de tensión aumente. Es vital que conozcamos y seamos capaces de gestionar las emociones que la acompañan”

A lo largo, …y ancho de nuestra vida, todas las personas tenemos momentos, situaciones y conversaciones incómodas a las que nos cuesta enfrentarnos y hacen difícil la comunicación. Nos ocurre con nuestra pareja, miembros de nuestra familia, con nuestros compañeros de trabajo, con nuestros jefes y jefas o con las personas que trabajan para nosotrxs.

Situaciones que a todos y a todas nos resultan familiares: “….cómo se lo voy a preguntar….” “…… tendría que decirle qué…..” “….. esto no puede continuar así….” “… de hoy no pasa….” ¿Te ha ocurrido ?

A nadie le resulta fácil afrontar estas situaciones tan incómodas, pero lo que está claro es que van a ocurrirnos varias veces durante nuestra trayectoria vital o profesional.

Son momentos que se viven con tensión, porque cualquiera de las decisiones puede tener consecuencias, y fracasar puede tener un alto coste.

Hay que manejar la situación con rigor, flexibilidad y evitando que el grado de tensión aumente. Es vital que conozcamos y seamos capaces de gestionar las emociones que la acompañan.

PLANIFICACIÓN

Cómo en todas aquellas cosas importantes, no está de más que pongamos manos a la obra y preparemos un pequeño GUIÓN, para organizar nuestras ideas: QUÉ, CÓMO, CUANDO Y DÓNDE queremos tener la conversación.

Buscando también cual son las alternativas, las objeciones, o las resistencias a las que nos vamos a enfrentar. Y a la vez poder saber si podríamos o no solventarlas.

Este resumen escrito hace que nos ciñamos al problema, seamos concretos y concisos, podemos reflexionar, recopilar datos, argumentos y hechos que apoyen nuestra postura frente a la situación que vamos a afrontar.


COMUNICACIÓN

Ensayar el discurso será imprescindible, porque la COHERENCIA entre el lenguaje verbal y el lenguaje no verbal tiene que estar perfectamente encajada. No podemos olvidar que este trabajo previo permite aportar seguridad y tranquilidad.

Hay que tener en cuenta que las conversaciones complejas, difíciles y dolorosas han de hacerse personalmente, por lo que estarán vetados para estas conversaciones los mensajes de WhatsApp, los mails, o incluso el teléfono, porque esta parte de comunicación NO verbal se pierde. Ya que el propio lenguaje corporal da una información importantísima para la persona con la que estamos interactuando.

El lenguaje expeditivo, las órdenes sólo sirven como barrera comunicativa, impidiendo la escucha activa por parte de la otra persona.


“MEMORIA SITUACIONAL”

Es decir, deberíamos volver a nuestros recuerdos y a nuestra memoria, de tal forma que podemos ver cómo reaccionamos, qué hicimos y cómo resultaron las acciones que llevamos a cabo en situaciones similares.

Qué errores cometimos , y podemos eliminar; y cuales fueron las actitudes que tuvimos y que actualmente debemos potenciar o mejorar.

Evidentemente no será lo mismo, pero de ese “aprendizaje” extraeremos  que fue lo más difícil, cómo se llevó a cabo la conversación y cuál fue el resultado final.

De lo que no funcionó, saberlo y evitarlo.


PRESERVAR LA CONTINUIDAD DE LA RELACIÓN

Aunque el punto de partida es distinto, ya que no es lo mismo afrontar un problema familiar o una conversación con compañerxs, que una discusión laboral, lo que es común en todas es que intentamos resolver una situación o un problema, pero sin generar una “ruptura” personal.

Habrá que cuidar qué se dice y cómo se dice para preservar la continuidad de esta relación. Hay que intentar mantener una conversación constructiva, respetuosa.

La crítica constructiva no generaliza, es específica y se proyecta en el futuro. Por ejemplo, ayuda a la persona a la que nos dirigimos a detectar por qué no está cumpliendo con sus objetivos y sugiere qué podría hacer para lograrlo.

Evitando, por supuesto, las palabras hirientes, las descalificaciones, los insultos, por el contrario conseguir decir palabras agradables y sinceras respecto a la otra persona, será de mayor utilidad.

Querer tener razón a toda costa, y que la otra persona es la que está equivocada, no ayuda tampoco, ya que provoca una “sordera selectiva” ante el argumento de la otra persona, o personas, haciendo que la conversación se vaya convirtiendo en una guerra en la que cada uno está en un bando. Interrumpiendo los argumentos.

Se debería también separar el argumento racional del afectivo, que no se convierta la conversación en “algo personal”.

Gestionar los nervios y las emociones descontroladas hacen que el resultado sea más satisfactorio.

Y por supuesto no mezclar argumentos del tema principal, con temas anteriores, otras discrepancias o contenciosos que hayamos tenido. Es decir intentar “no sacar trapos sucios”, ni hacer ningún reproche.


TIEMPO

Reflexión y pausa. Cuando tienes un problema, o procrastinas o quieres acabar “ya”, lo que supone un grandísimo inconveniente.

Es aconsejable evitar precipitarse y actuar inmediatamente en una suerte de “acción – reacción”.

Hay que tener unas condiciones personales adecuadas, sin nervios, enfados, concentradxs en lo que vamos a llevar a cabo, etc.

Ninguna de las personas debe estar en otra posición que la calma.

Por supuesto intentar que esta conversación se lleve a cabo en las horas adecuadas, no final de jornada, antes de fin de semana o vacaciones.


LUGAR

Nunca en sitios donde hay personas no implicadas en la situación, sin interrupciones, que nos permita concentración y enfoque.

Un lugar tranquilo y adecuado, mejorará el dialogo.

 

CARACTERÍSTICAS PERSONALES QUE AYUDAN

La asertividad es una habilidad social que consiste en conocer los propios derechos y defenderlos, respetando a lxs demás, la habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta, directa y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra lxs demás.

Esta habilidad potenciada, nos lleva a afrontar las conversaciones difíciles con mayor efectividad y eficacia, ya que de esta manera mejoramos la argumentación.

La empatía, nuestra por supuesto, pero también de quien tenemos enfrente, de forma que conseguiremos hacer entender nuestros argumentos, pero también es imprescindible un componente que es la escucha activa. Sin esto es inviable llegar a acuerdos o consensos. Nuestros argumentos son importantes pero los de las otras personas también. 

También es importante liberarse de prejuicios y de ideas preconcebidas, que nos hagan tener una determinada actitud, que no siempre sea positiva y no demos argumentos, y sí juicios de valor.

Por ejemplo comenzaremos la conversación con un: “Me gustaría hablar de… contigo, pero primero me gustaría saber cuál es tu punto de vista sobre ….”, sería un buen ejemplo de cómo iniciar un diálogo.

Y finalizaremos la conversación acordando unos objetivos claros si la conversación es de tipo laboral. Si no se concretan objetivos es muy fácil que todo lo hablado se diluya rápidamente, sin mayor repercusión en sus resultados. Es sumamente útil definir claramente qué objetivos se compromete a cumplir la persona y hasta dónde te comprometes tú a ayudarle.

Se podrá  acordar un calendario en el que quede reflejado los tiempos que vamos a tener para el cumplimiento e incluso reuniones de seguimiento para evaluar los compromisos y saber si está cumpliendo o no con el plan.

Lo importante: hazlo, no dejes de tener una conversación por difícil que sea.

Dejará cerradas algunas cuestiones que pueden suponer un lastre para tu vida, porque a veces, las conversaciones pendientes que no puedes llevar a cabo o no son de la forma adecuada, dejan en nosotros un poso de inquietud, de etapa por finalizar que nos impide avanzar.

Y precisamente no están los tiempos para permanecer paradxs…

Que vuestras conversaciones difíciles, cada vez lo sean menos.

Ánimo, suerte y cuidaros…

Mar Ferrero Cuesta
Psicóloga formadora y directiva de la Asociación Empresarias de Galicia.